일하는 사람에게 가장 필요한 것은 뭘까요? 업무 관리, 프로젝트 관리, 각종 미팅 등 일정 관리 등등. 수많은 할 일 들을 일목 요원하게 정리해주는 ‘관리법’은 우선적으로 필요한 스킬일 것입니다. 잘 만들어진 툴을 사용한다면 별도의 노력 없이도 할 일을 잘 관리할 수 있고, 업무 파악과 일정 정리 등에 들어가는 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
또 한번이라도 일을 미뤄본 경험이 있다면, 실제 업무를 수행하는 것 이상으로 업무관리의 중요성을 쉽게 알 수 있을 겁니다. 일잘러가 되기 위해서는 효율적으로 업무를 운영해야 하지만, 그러기 위해 보다 필요한 것은 일을 '잘 시작하는 것'입니다. 일을 잘 시작하기 위해서는 내가 해야할 일들이 타임라인으로 분명히 정리가 되어있어야 합니다. 그래야 낭비되는 시간을 줄이고, 생산성을 높일 수 있겠죠. 할 일을 효율적으로 관리한다면 우선순위를 결정하느라 시간을 허비하지 않고, 자리에 앉자마자 업무를 시작할 수 있을 겁니다.
특히나 팀 단위로 일하는 직장인들은 내 일정을 잘 관리하는 것을 넘어서 팀 전체의 업무 상황과 일정을 한눈에 파악할 수 있는 것이 중요한데요. 내 업무뿐만 아니라 팀 전체의 업무를 종합적으로 시각화할 수 있다면, 팀 전체의 방향성과 목표 설정을 쉽게 점검하고 개개인들이 어떤 단계에서 업무를 진행하고 있는지 한눈에 파악하고 평가까지 쉽게 이어집니다. 업무보고나 업무분장에 필요한 시간을 대폭 줄일 수 있겠죠. 이런 면에서 협업툴의 강점은 내 일정과 업무 프로세스가 시각적으로 바로 인지된다는 것입니다. 업무 생산성 측면에서도 일상에 꼭 필요한 툴이라고 할 수 있을 것 같습니다.
몇년 전부터 노션의 인기가 대단하지만, 메모형 툴인 노션은 장단이 분명합니다. 자신의 업무 내용과 상황에 맞게 커스터마이징을 할 수 있다는 극강의 장점이 있지만, 동시에 접근성 측면에서는 부담스러운 부분이 있어요. 또 여러 명이서 공동작업을 하는 경우에는, 아무리 템플릿이 있더라도 기업에 필요한 기능들이 최적화된 프로그램이 필요합니다.
더군다나 코로나를 지나오면서 많은 직장인들이 재택근무를 맞이했고 그에 따라서 더더욱 업무관리 툴의 필요성이 증대되고 상용화되었는데요. 그러면서 국내외로 많은 협업 툴이 개발되어 오히려 선택하기 힘든 상황에 놓이기도 했습니다. 아직 정착 못하신 당신을 위해 오늘은 다양한 일정 관리 툴 내지는 협업 툴을 준비해보았습니다.
01. 플로우
먼저 플로우(Flow)는 국내 기업이 만든 협업툴로, 국내 기업을 타깃으로 만들어졌다는 점에서 누구나 쉽게 사용할 수 있도록 설계된 UI가 특징입니다. 언어도 한국어로 설정할 수 있기 때문에 좀 더 용이하죠. 그래서인지 협업 툴 부문에서 브랜드 대상을 2년 동안 받았다고 해요. 줌(Zoom)과 무료로 연동된다는 점도 강점입니다.
업무기능이 ‘요청, 진행, 피드백, 완료, 보류’로 되어있기에 업무 진행 상황을 단번에 파악할 수 있습니다. 업무용 메신저/간트차트/화상회의도 한번에 사용할 수 있기 때문에 올인원이라는 장점이 있어요. 팀원들이 진행 중인 업무의 리스트를 서로 참고할 수 있고, 우선순위를 기준으로 완료된 업무/진행 중인 업무들을 구분할 수도 있습니다.
간트차트를 제공한다는 점도 플로우의 특색인데요. 이 때문에 번거롭게 엑셀로 작업 일정표를 만들 필요가 없어졌습니다. 팀원 별로 누가 어떤 일정으로 일하고 있는지 한눈에 파악이 가능하죠. 내가 참여한 프로젝트로 등록된 모든 업무를 간트차트를 통해 시작일-마감일을 기준으로 파악이 가능해집니다. 내 업무 혹은 내가 참여한 프로젝트만 묶어보거나 마감일을 기준으로 업무를 묶어볼 수 있어요.
02. 트렐로
트렐로(Trello)는 직관성이 강점인 툴인데요. 트렐로를 사용하고 있으면 포스트잇으로 직접 보드에 하나하나 붙이는 것 같은 느낌이 들어요. 칸반시스템을 기반으로 만들어진 툴이라는 것이 다른 업무용 툴과 다른 점입니다.
칸반시스템은 도요타의 JIT(Just In Time) 방식의 생산 통제 시스템에서 유래된 시스템으로 효율적으로 생산과정을 파악해 낭비를 줄이는데 목적이 있어요. 칸반 시스템은, 칸반 카드를 활용해서 작업 프로세스를 단번에 인지하도록 시각화해줍니다.
이 칸반 시스템을 활용한 기본 템플릿에는 To Do, Doing, Done(할 일/하고 있는 일/완료된 일)순으로 리스트가 만들어져 있어요. 할 일들을 적어두고 하나씩 옮겨가면서 업무를 수행하면 업무 효능감도 높아지고 전체적인 일의 프로세스가 한눈에 파악됩니다.
03. 테스크월드
테스크 월드(Task World) 또한 트렐로처럼 칸반 시스템을 기반으로 하는데요. 한국어 설정이 없는 트렐로와 달리 완전히 한국어로 제품을 이용할 수 있다는 점이 장점입니다.
또 커뮤니케이션 측면에서 장점은, 팀 메신저 기능을 같이 사용할 수 있어서 하나의 툴로 소통하기가 용이한 데다가 서로의 프로젝트에 대해서 피드백을 달수가 있고, 이렇게 모아진 피드백만 한 페이지로 정리되어 볼 수 있다는 점이에요. 업무의 퍼포먼스에 대한 성과 보고를 받아볼 수도 있어요.
아래는 테스크월드의 블로그에서 가져온 예시인데요. 프로젝트를 분기별/월별로 나눠서 로드맵을 만들고, 그 안에서 여러 일정과 할일 목록을 만들 수 있어요. 이렇게 보면 전체적인 일정을 파악하면서도 세부적인 목록들을 인식하는 것이 가능합니다.
또 실시간 대시보드를 통해서 모든 활동을 요약해서 볼 수 있기 때문에, 필터링을 통해 지금 필요한 프로젝트를 검색해 볼 수 있고, 타임라인으로 일정이 관리가 된다는 점도 쉽게 시각화되기에 업무를 놓치지 않고 생산성을 극대화할 수 있는 기능입니다.
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